Come gestire una email condivisa
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In questo topic esplorerò le alternative possibili che ci sono sulle shared inbox. Cos'è una shared inbox? È una casella di posta elettronica condivisa tra più utenti, che permette di gestire le comunicazioni in modo efficiente e collaborativo.
E mettiamo subito i requisiti: nell'associazione di volontariato nella quale presto servizio avevamo pensato di avere una semplice hotmail normale, con la password conosciuta da 4-5 persone. Ogni tanto la scocciatura di dover ricevere l'OTP via sms e passarcelo nel gruppo, ma comunque era gestibile.
Fino a poco tempo fa. Prima riuscivamo a gestire le richieste in arrivo, che erano poche decine a settimana. Arrivava, si leggeva, se ne discuteva nel gruppo di WhatsApp, si rispondeva, ma negli ultimi mesi la cosa è esplosa e sta sfuggendo di mano. Riceviamo 100 email al giorno, con gente che ci manda anche messaggi sulla pagina Facebook e via WhatsApp. Un casino, stiamo uscendo di testa, abbiamo oltre 1000 email non lette e solo smistare e discutere delle email sta diventando un lavoro a tempo pieno!
Questo crea troppa confusione con risposte che vengono effettuate dopo settimane... Spesso succede anche che due o più volontari rispondono alla stessa email senza saperlo, oppure che nessuno risponda perché pensa che lo stia qualcun altro. Inoltre, non c'è modo di sapere quali email sono state gestite e quali no: se la mail viene letta, poi viene subito "seppellita" dalla valanga di nuove mail in arrivo e auguri a ricordarsene!
Con una shared inbox, tutti i membri dell'associazione potrebbero accedere alla stessa casella di posta e vedere le richieste, le domande e così via, assegnandole a chi di dovere, potendo anche aggiungere note e commenti, creare etichette e filtri personalizzati e molto altro.
Vediamo quindi in questi topic dove "penso ad alta voce" le varie alternative.
Le alternative professionali tipo hubspot sono bocciate perché 50 euro al mese per ogni volontario è assolutamente fuori discussione
Zoho Teaminbox
Si configura come un client email, con inoltro o accesso via IMAP, quindi la configurazione sarebbe veloce. Costa dai 5 ai 7.50 euro al mese per ogni utente. Nel mio caso dove abbiamo bisogno anche di diverse dozzine di regole di smistamento automatico e caselle personali si parlerebbe quindi di 450 euro l'anno
In confronto ad altri prodotti professionali a pagamento però costa un quarto...FreeScout
Teoricamente è gratis e opensource, però ogni singola opzione è monetizzata. Ma proprio tutto. Vuoi cambiare la favicon? Sono 3 euro Vuoi segnare le email come lette? Sono 5 euro. Vuoi il 2FA? Sono 8 euro. Vuoi fare login con Gmail? Sono 11 euro. Ecc.
Costano poco però nel nostro caso ho calcolato che se acquisto tutte le opzioni utili il costo sarebbe di 220 euro. Costo che però potrei diluire in più mesi acquistando prima solo le opzioni indispensabili. Ho provato a impostarlo su docker ma per qualche motivo restituisce errore 500.Chatwoot
Anche questo open source e gratuito, ho provato la versione free sui loro server, è esteticamente gradevole ma la demo è praticamente inservibile. Un giorno devo ritagliarmi qualche ora per installarla sul mio server e provarla meglio.
Chaskiq
Come quelli sopra (tranne zoho) è open source e gratuito, tranne pare qualche addon per il quale non è chiaro il prezzo. Con un nome del genere se non me lo segnavo in questa lista, tra 5 minuti mi sono già scordato come trovarlo. Andrebbe provato anche se la documentazione è estremamente carente: c'è solo un video ultralungo di tre anni fa quindi sicuramente già obsoleto. Inoltre usa per forza Amazon ses per le email e Amazon s3 per i file. Provarlo significa perdere 3-4 ore di configurazioni varie...
Erxes
È open source e andrebbe provato. Anche qui non è chiaro se è completamente gratis, comunque nella tabella comparativa dice "da 0 a 5 dollari al mese". Una cifra che sarebbe abbordabile però.
Corteza
Infine Corteza, col quale non ho capito se può fare al caso nostro o se è più pensato alla gestione delle vendite. Pare però gratis e open source.
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Ho provato a capire come installare Chatwoot, ma anche dopo un'ora non ci sono riuscito. A primo acchito mi è parso un prodotto open source "finto" come lo è proton mail, ovvero, tecnicamente è open source, ma è complicatissimo da installare e la documentazione insufficiente.
Ho provato invece a installare FreeScout con docker e ne sono rimasto stupito. Per come è configurato il docker è obbligatorio avere un nome di dominio, ma ne avevo già uno inutilizzato. Mi è piaciuto. Certe volte, anzi, molte volte le email arrivano con molto ritardo, forse dovuto a qualche problema con il cron. Comunque in generale mi pare molto facile da usare: ho deciso!
Il prezzo? "Gratis"...
Mi sono preso un'oretta e ho fatto un file di Excel con una lista dei moduli che mi sarebbero utili. Me ne servono 45. QUARANTACINQUE moduli "aggiuntivi" per un totale di oltre 400 euro.
Me li sono messi in ordine di importanza e mi sono fatto una tabellina con gli acquisti spalmati nei prossimi due anni...
Una cosa che mi rende furioso è il prezzo "tondo" che hanno scelto i programmatori che varia a seconda della posizione.
Sul telefono vedevo 9 euro, mentre su desktop lo stesso modulo 8 euro!
Per lo stesso modulo, gli americani pagano 6,49 euro + IVA, i tedeschi pagano 6,71 euro + IVA mentre siccome gli italiani sono cretini allora fanno pagare 7,37 euro + IVA! Questi arrotondano per eccesso! Ah, 6,70 + IVA fa 8 euro e 10 cent, quindi facciamo cifra tonda e arrotondiamo a 9!!
La cosa mi fa arrabbiare da morire perché comunque posso mettere partita IVA e scaricare le tasse, perché devo pagare di più solo perché ho una carta di credito italiana? E nulla da fare eh! Ho provato in 1000 modi con le VPN ma sono tutte in blacklist!
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Riguardo a Freescout, i programmatori sono dei clown veri e propri. Dopo aver fatto notare il problema dei prezzi che cambiano a seconda della regione geografica, scelta senza senso per un programma destinato alle aziende e associazioni, che possono quindi scaricare dalle tasse l'importo, non mi è stato risposto nulla. Mi dico, vabbè comunque si può usare una email senza antispam nel 2023? Sicuramente no, e quindi acquisto comunque 40 euro di moduli, con 380 euro da spalmare su due anni. Dopo un mesetto noto un errore di traduzione. Il bello dell'open source è che si possono vedere e modificare i file, quindi trovo la traduzione in italiano, la correggo, vado su GitHub a forkare per aprire una pull request (ovvero: fare una proposta pubblica per integrare a tutti le modifiche fatte) e mi viene dato un errore. Premo su "forka" e non succede nulla. Boh. Dopo una decina di minuti di tentativi falliti scopro che questi CLOWN mi hanno BANNATO dal loro GitHub per aver osato criticare la scelta di arrotondare in eccesso 8.10 € in 8.99 €. E senza nemmeno degnarsi di dirmelo, me ne sono accorto dopo un mese!
Quindi a questo punto la scelta dei moduli si riduce proprio al minimo, a questi BUFFONI voglio dare meno soldi possibile! Avevo messo in lista un sacco di roba estetica tipo Avatar, icone, emoji e tema scuro per ringraziarli di aver fatto questo programma eccellenti, ma ora mi basta proprio solo il modulo per il login l'accesso con 2FA e le cartelle personalizzate, per un totale di 10 euro. In effetti dovrei ringraziarli, mi hanno fatto risparmiare 370 euro.
Mi scoccia comunque tenermi una traduzione in italiano quasi perfetta ma con qualche errorino, visto che non è possibile contribuire in nessun modo, hanno messo in blacklist anche la mia email.
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Ho trovato un'alternativa a freescout! Si chiama UVdesk e ha molto potenziale. La versione opensource ha qualche funzionalità in meno rispetto a quella commerciale, e la documentazione di installazione non è proprio easy, si vede che insomma cercano di spingere verso quello. Nella versione opensource non è possibile installare altri moduli, ma di suo ne contiene di parecchi. Per dare le stesse capacità a freescout sarebbe necessario spendere almeno 150 euro.
Esteticamente però non è super curato come freescout, e non c'è la possibilità di importare o esportare dati (modulo disponibile solo nella versione in abbonamento a pagamento). Ormai ho già oltre 600 email in freescout, migrare a mano sarebbe un po' un incubo. Peccato, avrei dovuto trovarlo prima!
